Een agenda is nog geen boekingskalender
Veel B&B-sites hebben wel iets van een kalender: een ingesloten Google Agenda, of een overzicht met rode en groene vakjes dat de eigenaar met de hand bijhoudt. Dat is een beschikbaarheidskalender. De gast ziet dat het tweede weekend van mei nog vrij is, en moet dan alsnog mailen of bellen om te vragen wat het kost.
Een boekingskalender gaat een stap verder. De gast kiest datums en een kamer, ziet meteen wat het totaal wordt, en rondt het af zonder op een antwoord over de prijs te wachten. Dat scheelt jou mailtjes. Het scheelt ook gasten die afhaken omdat je antwoord pas 's avonds kwam, toen ze al op Booking.com hadden geboekt.
Wat hij moet kunnen
Loop dit lijstje langs bij elke kalender die je bekijkt. De eerste vier zijn wat ons betreft niet optioneel.
- 01
Per kamer bijhouden
Heb je twee kamers, dan heb je twee kalenders nodig. Eén kalender voor het hele huis kan niet zien dat de tuinkamer bezet is en de zolderkamer nog vrij.
- 02
De prijs die bij de datums hoort
Een prijs per nacht per kamer, een hoger tarief in het hoogseizoen en een eigen prijs voor losse nachten, zoals Koningsdag. Schoonmaakkosten en toeristenbelasting tellen mee, zodat de gast het echte totaal ziet voordat het invullen begint.
- 03
Je eigen regels
Wil je minstens twee nachten, dan moet de kalender een losse nacht gewoon niet aanbieden. Hetzelfde geldt voor een derde gast in een kamer voor twee. Anders sta jij het per mail uit te leggen.
- 04
Een koppeling met Airbnb en Booking.com
Via iCal, in beide richtingen: de kalender leest de bezetting van de platforms in en geeft zijn eigen boekingen terug. Zonder die koppeling houd je drie kalenders met de hand bij, en dan is een dubbele boeking een kwestie van tijd.
- 05
Zelf datums dichtzetten
Een familieweekend, een week vakantie, de schilder die komt. Dat moet met een paar tikken kunnen, ook op je telefoon.
- 06
Een duidelijk eindpunt
Na het boeken een bevestiging op het scherm en in de mail, zodat niemand hoeft te twijfelen of het gelukt is. En voor jou een melding.
Direct laten boeken of laten aanvragen?
Dit is de keuze die het meeste uitmaakt, en je maakt hem beter bewust dan per ongeluk.
Bij direct boeken staat de boeking vast zodra de gast op de knop drukt. Prettig voor de gast. Maar je kalender moet op dat moment dan wel precies kloppen, en dat lukt met iCal nooit helemaal: platforms lezen elkaars kalenders met tussenpozen van een paar uur. Hoe groot dat gat is, staat in de iCal-gids. Direct boeken gaat bovendien meestal samen met online betalen, en dat is weer een koppeling met een betaalprovider, met kosten per transactie.
Bij een aanvraag kiest de gast datums, ziet de prijs en stuurt een verzoek. Jij kijkt even naar je kalenders en bevestigt. Het kost de gast een paar uur wachten, maar jij ziet een overlap voordat er iets vaststaat. Voor een B&B met een handvol kamers, waar je je gasten toch al persoonlijk spreekt, is dat meestal de betere keuze. Zet er wel bij binnen hoeveel tijd je antwoordt, en houd je daaraan.
Waar je er een vandaan haalt
Er zijn grofweg vier routes. Prijzen gecheckt in oktober 2026.
Bij een vermelding op een B&B-site
Sommige B&B-sites leveren een boekingskalender mee bij een betaalde vermelding. Bij bed-en-breakfast.nl zit hij bijvoorbeeld in de uitgebreide vermelding van €5 per maand. Handig om mee te beginnen, maar de kalender staat dan op hún site. Vraag na of je hem ook op je eigen website kunt zetten en of hij met Airbnb en Booking.com koppelt, want dat verschilt per aanbieder.
Als plugin op je eigen website
Draait je site op WordPress, dan zijn er boekingsplugins die een kalender toevoegen. Dat kan prima werken, alleen ben jij dan de beheerder. Jij doet de updates, jij zoekt een betaalplugin uit, en jij zoekt uit waarom de kalender na een update niet meer laadt. Wat zo'n site over een paar jaar kost, rekenden we elders uit.
Als onderdeel van B&B-software
Pakketten als Check-in Planner, Smoobu en Lodgify combineren een boekingsmodule voor je site met een channel manager: software die rechtstreeks met Airbnb en Booking.com praat in plaats van via iCal. Check-in Planner begint bij €25,95 per maand en wordt duurder naarmate je meer kamers en kanalen hebt. Heb je meerdere panden of personeel, dan is dit de route. Voor één B&B betaal je vaak voor veel dat je niet gebruikt. We zetten er twee eerlijk naast bouwnb: Smoobu en Lodgify.
Als deel van een boekingswebsite
De vierde route is een website waar de kalender al in zit, zodat je niets hoeft in te sluiten of aan elkaar te knopen. Dat is wat bouwnb doet.
Hoe de kalender in bouwnb werkt
Elke kamer heeft een eigen kalender. Je zet een basisprijs per nacht, seizoenen die elk jaar terugkomen met hun eigen tarief, en waar nodig een andere prijs voor een losse datum. Schoonmaakkosten en toeristenbelasting stel je één keer in, en per kamer kies je een minimum aantal nachten.
Een gast kiest datums en een kamer, ziet het totaal en stuurt een aanvraag. Jij krijgt een mail, accepteert met één klik, en de nachten zijn geblokkeerd. De kalenders van Airbnb, Booking.com en Bedandbreakfast.nl lees je in via iCal, elke kamer geeft een eigen exportlink terug, en de site ververst elk kwartier. Datums voor jezelf dichtzetten doe je in het dashboard.
Wat hij niet doet: gasten direct laten boeken, en online betalen. Betalen gaat rechtstreeks tussen jou en je gast, met een betaalverzoek, een overschrijving of pinnen bij aankomst. Wil je dat allemaal binnen één systeem geregeld hebben, dan past een van de pakketten hierboven beter.
Zo werkt de rest van bouwnb, en tijdens de alfaperiode is het gratis.